[ Témoignage ] Conduire les entretiens annuels et professionnels

Management

Comment conduire les entretiens annuels ? Les entretiens professionnels ? Comment les préparer ? Construire sa grille d’évaluation ? Quelle trame utiliser ? Comment débriefer les objectifs fixés ? Qu’ils soient menés par le service des ressources humaines ou les managers, les entretiens requièrent outils et méthode. Christelle Lebrun, Responsable Ressources Humaines chez Ouest Frais, a suivi notre formation « Conduire les entretiens annuels et professionnels », aux côtés de 5 autres personnes de l’entreprise. Elle nous livre son témoignage et nous explique en quoi ce parcours animé par Laurent Chrétien, Consultant formateur chez Fonetica, lui a été utile pour structurer et optimiser ses campagnes.

Pouvez-vous nous présenter Ouest Frais et nous expliquer dans quel cadre s’inscrit cette formation ?

Fondée en 2000, l’entreprise Ouest Frais est implantée à Boufféré en Vendée (85) et emploie respectivement 95 personnes. Nous sommes spécialisés dans la distribution de produits alimentaires de proximité sur les départements de la Loire-Atlantique, la Vendée, les Deux-Sèvres, la Charente et la Charente-Maritime, auprès de la restauration traditionnelle et collective. Nous travaillons également pour les artisans des métiers de bouche et les services traiteur de la grande distribution.

Cette formation s’inscrit dans une volonté d’améliorer le process global de nos entretiens annuels et professionnels. Nous étions tout d’abord désireux de revoir notre trame qui nous semblait peu simple d’accès. Nous souhaitions également élargir le cercle des personnes en charge de faire passer les entretiens et de mettre les managers dans la boucle. En plus de moi-même, 5 responsables de service ont suivi cette formation.

En quoi cette formation vous a-t-elle été utile ?

Elle nous a permis de nous doter d’outils adaptés aux besoins et aux spécificités des services Transport, Achats, Direction et Dépôt. En effet, lorsque nous avons commencé à travailler avec Laurent, nous nous sommes rapidement rendu compte que nos trames d’entretiens annuels étaient trop généralistes. Les participants à la formation ont aussi pris conscience que l’entretien, qu’il soit annuel ou professionnel, est un outil managérial à part entière. Ensemble, nous avons appris à en tirer bénéfice.

Quels exercices pratiques ont été les plus parlants pour vous ?

Nous avons tout d’abord particulièrement apprécié le travail autour des guides d’entretien. Laurent nous a orienté pour que nous adaptions le plus finement possible les questions de nos trames respectives, en partant des missions de chacun des collaborateurs à interroger. Parallèlement à la demi-journée dédiée à cet exercice, Laurent a pris le temps, après la formation, pour que nous finissions ensemble notre guide d’entretien.

Enfin, les jeux de rôles nous ont permis d’appréhender comment amener un entretien et le dérouler, aussi bien du côté du responsable que du côté du managé. L’un des exercices mettait d’ailleurs l’un d’entre nous dans le rôle d’un collaborateur qui ne voulait pas passer l’entretien !

En quoi cette formation vous est utile aujourd’hui en tant que Responsable RH ? Qu’en est-il pour les autres participants à cette formation ?

Cette formation nous a permis de mettre en place un projet qui nous tenait à cœur, à savoir déléguer une partie des entretiens aux managers directs. Outre le fait de renforcer les liens au sein des différents services, cette démarche nous donne une vision plus précise du rôle de chacun dans l’entreprise. En face à face avec leur responsable direct, les membres de notre équipe se livrent plus sur leurs ressentis, leur façon de vivre leurs missions, leurs aspirations à évoluer, etc. Nous sommes dorénavant en mesure d’accompagner plus spécifiquement le cheminement des collaborateurs au sein de Ouest Frais.

L’un de nos responsables nous a d’ailleurs fait remonter qu’il appréhende désormais les entretiens comme des moments d’échange très importants, des temps au cours desquels on peut se dire vraiment les choses (ce qui n’est pas toujours possible en temps normal). Les entretiens sont également enrichissants et ont permis de développer des affinités qui n’existaient pas avant. Ils constituent des moments privilégiés au cours desquels on peut remotiver et encourager les collaborateurs.

Recommanderiez-vous Fonetica ?

J’ai beaucoup apprécié la formation. Laurent est très compétent et nous avons, à travers ses nombreux exemples, senti qu’il a du vécu. C’était très intéressant de l’entendre. À la rentrée, 4 autres de nos responsables suivront cette même formation les 7 et 8 septembre.

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