Contactez-nousEfficacité professionnelle
La rédaction d’un email professionnel est toujours une question sensible. La moindre faute d’orthographe vous décrédibilise et votre interlocuteur est souvent sollicité et noyé sous ses e-mails. Dans ce contexte, difficile d’être serein au moment d’envoyer son message et de nombreuses personnes s’interrogent sur les bonnes méthodes pour rédiger un e-mail professionnel. Pour aborder cet exercice avec maîtrise et ainsi vous concentrer sur le cœur de votre message. Nous vous fournissons nos points clefs pour bien écrire vos emails professionnels.
Optez pour un objet d’email PROFESSIONNEL court et clair
L’objet de votre e-mail est déterminant puisqu’il s’agit du premier contact entre votre futur lecteur et vous. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que cet objet est sujet à beaucoup de tests lors de l’envoi d’e-mailings commerciaux. L’erreur trop souvent commise est de faire un titre à rallonge qui perdra votre destinataire avant même l’ouverture de votre courriel. Vous devez ainsi être concis et aller droit au but avec un objet explicite sur le contenu de votre mail professionnel. Le titre doit donner envie d’ouvrir l’e-mail tout en donnant une idée suffisamment claire de son contenu. Si vous ne parvenez pas à synthétiser votre e-mail dans un objet court, vous avez peut-être un problème avec l’élément suivant.
Evitez d’inclure trop d’informations dans un email
Qui n’a jamais reçu un e-mail contenant des dizaines d’informations ? Même si la réaction reste toujours la même, à savoir la confusion, il s’agit d’une pratique malheureusement encore trop répandue dans le monde du travail. L’email professionnel se doit d’être efficace, donc claire et utile. Si vous avez énormément d’informations à transmettre à un collaborateur, il ne s’agit alors peut être pas du moyen de communication le plus adapté. L’e-mail n’est pas un outil de reporting complet ou de gestion de projet.
Si vous devez obligatoirement passer par le courriel pour transmettre votre message, voici quelques conseils pour rendre votre e-mail plus clair :
- Veillez à distinguer les différents sujets au coeur de votre mail à l’aide de titres et autres listes à puces.
- Aérez votre texte à l’aide de paragraphe. Personne n’aime lire un gros bloc de contenu !
- Proposez une version raccourcie de votre e-mail avec un résumé à la fin/un code couleur/des éléments en gras.
Adoptez unE orthographe irréprochable
La langue française est parfois complexe à maîtriser et personne n’est à l’abri d’une faute d’orthographe dans un message professionnel. Si cela ponctue régulièrement vos e-mails, votre crédibilité risque cependant d’être mise en cause ! Pour améliorer ça, vous pouvez utiliser des outils. Le site Bon Patron propose une correction orthographique gratuite et plus qualitative que la moyenne. Des solutions payantes existent aussi, on notera notamment Antidote. Ces sites restent cependant des méthodes limitées, des pansements sur des jambes de bois en quelque sorte. Pour améliorer votre orthographe, une formation pour rédiger sans fautes est une bonne méthode vous permettant de vous sortir des difficultés liées à l’orthographe.
Trop d’e-mails tue l’e-mail
Dernière règle et finalement la plus importante : ne pas envoyer trop d’e-mails ! Cela peut paraître étrange dans un article dédié à la rédaction d’e-mails professionnels mais l’overdose d’e-mails est quelque chose de très courant en entreprise. Il n’est pas rare de rentrer de vacances et de devoir traiter des centaines de mails, l’occasion de se rendre compte que beaucoup d’entre eux sont inutiles. Pour que vos emails professionnels restent efficaces, utilisez-les avec parcimonie !
Vous voulez en apprendre plus sur les bonnes méthodes de rédaction à adopter ? Contactez-nous pour avoir des renseignements sur nos formations de communication écrite, de l’e-mailing à la prise de notes en passant par les astuces pour rédiger sans fautes !